Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber und Job-Interessierte

Diese Hinweise informieren Dich über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten, wenn Du Dich per Brief, E-Mail oder über das Online-Bewerbungstool bei der LOYALTY PARTNER GmbH oder den mit ihr verbundenen Unternehmen (vgl. Ziff. 1) bewirbst (zusammen nachfolgend als "Bewerbungsverfahren" bezeichnet).

Diese Hinweise informieren dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, wenn du dich per Brief, E-Mail oder über das Online-Bewerbungstool bei der LOYALTY PARTNER GmbH oder den mit ihr verbundenen Unternehmen (vgl. Ziff. 1) bewirbst (zusammen nachfolgend als "Bewerbungsverfahren" bezeichnet) oder dich zur Aufnahme in unseren Bewerberpool anmeldest.

1. Datenschutzrechtlich Verantwortliche

Datenschutzrechtlich gemeinsam verantwortlich für das Bewerbungsverfahren sind die LOYALTY PARTNER GmbH und die Gesellschaft, bei der du dich bewirbst. Dies können die folgenden Gesellschaften sein: PAYBACK GmbH, LOYALTY PARTNER Solutions GmbH und PAYBACK Austria GmbH. Die Gesellschaften haben in Vereinbarungen festgelegt, wer von ihnen welche datenschutzrechtlichen Verpflichtungen erfüllt, und werden im Folgenden gemeinsam als „LOYALTY PARTNER“ bezeichnet. Den wesentlichen Inhalt dieser Vereinbarungen stellt LOYALTY PARTNER auf Anforderung zur Verfügung. PAYBACK Austria GmbH ist geschäftsansässig unter Kärntner Str. 21 – 23, 1010 Wien, alle übrigen Gesellschaften sind geschäftsansässig unter Theresienhöhe 12, 80339 München. Du kannst LOYALTY PARTNER per E-Mail unter karriere@PAYBACK.GROUP erreichen.

2. Deine Daten bei Aufruf des Online-Bewerbungstools

Wenn du das Online-Bewerbungstool aufrufst, werden aus technischen Gründen folgende Daten durch den Web-Server des Dienstleisters von LOYALTY PARTNER erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert: Die Seite, von der aus das Online-Bewerbungstool aufgerufen wurde, die abgerufenen Inhalte, das Datum und die Uhrzeit der Serveranfrage und des Zugriffs, die übertragene Datenmenge, der Zugriffsstatus (Abruf erfolgreich, Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.), eine Beschreibung des Typs und der Version des verwendeten Webbrowsers/Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems und die IP-Adresse des anfragenden Rechners. Diese Daten werden gemeinsam als “Log-Daten" bezeichnet und in „Log-Files“ gespeichert.

Das Speichern dieser Daten in Log-Files dient dem Zweck des ordnungsgemäßen Funktionierens des Online-Bewerbungstools und ermöglicht es LOYALTY PARTNER, das Bewerbungstool zu verbessern. Die Log-Daten kann LOYALTY PARTNER nicht konkreten Personen zuordnen, und auch eine statistische Auswertung dieser Daten findet derzeit nicht statt. Auch werden diese Daten nicht an Dritte übermittelt. Auf die Log-Files haben nur Personen Zugriff, die mit der technischen Betreuung des Online-Bewerbungstools beauftragt sind.

Rechtsgrundlage für die oben beschriebene Datenverarbeitung ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigte Interessen – basierend auf den Interessen von LOYALTY PARTNER, die Funktionsfähigkeit des Online-Bewerbungstools für Bewerber:innen sicherzustellen und dieses stetig zu verbessern).

Hinweis zum Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die oben beschriebene Datenverarbeitung Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüch

3. Deine Daten bei Einreichung einer Bewerbung

3.1 Deine Bewerbungsdaten

Wenn du dich online für eine Stelle bei LOYALTY PARTNER bewirbst, kannst du entweder per E-Mail oder über das Online-Bewerbungstool deine Bewerbungsunterlagen übersenden (z.B. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse). Im Bewerbungstool kannst du dir einen persönlichen Account anlegen. Über diesen können im Bewerbungstool die Bewerbungen und das Profil administriert werden.

Zur Bearbeitung deiner Bewerbung benötigt LOYALTY PARTNER deinen vollen Namen, deine Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern), deinen Lebenslauf (insbesondere Informationen zu Ausbildung, Studium, Abschlüssen, früheren Arbeitgebern und ggf. aktuellem Arbeitgeber) und geeignete Belege für deine Qualifikation (z.B. Zeugnisse, Arbeitsproben). Darüber hinaus kannst du LOYALTY PARTNER freiwillig weitere Informationen, etwa in deinem Anschreiben, übermitteln, wie beispielsweise dein aktuelles Gehalt und deinen Gehaltswunsch.

All diese personenbezogenen Daten werden nachfolgend gemeinsam als „Bewerbungsdaten“ bezeichnet.

Sofern du dich per Brief, E-Mail oder über eine Personalberatung bewirbst, werden deine Bewerbungsdaten von LOYALTY PARTNER manuell in das Online-Bewerbungstool eingegeben. Dies ist erforderlich, damit auch diese Bewerbungen über den standardisierten Bewerbungsprozess bearbeitet werden können.

Sofern du dich über LinkedIn bewirbst, importieren wir die von dir freigegebenen Informationen aus LinkedIn in das Online-Bewerbungstool und synchronisieren in der Folge den Job sowie den Status deines Bewerbungsverfahrens innerhalb unseres LinkedIn Talent Solutions Portals.

Deine Bewerbungsdaten verarbeitet LOYALTY PARTNER ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Dies umfasst insbesondere die Erfassung und Prüfung der Bewerbung durch LOYALTY PARTNER, sowie die Kontaktaufnahme zum Zwecke einer Einladung zum Bewerbungsgespräch, ggf. zur Anforderung weiterer Informationen über dich oder zur finalen Zu- oder Absage im Hinblick auf die konkrete Stelle, auf die du dich beworben hast.

Dabei werden deine Bewerbungsdaten nur solchen Kolleg:innen von LOYALTY PARTNER zur Kenntnis gebracht, die unmittelbar an dem Bewerbungsverfahren einschließlich der Entscheidung über die Stellenbesetzung beteiligt sind.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden die von dir hochgeladenen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, ggf. weitere Unterlagen) in unsere elektronische Personalakte übernommen. Nähere Erläuterungen findest du in den Datenschutzhinweisen für Kolleg:innen der Unternehmen der „PAYBACK GROUP“. Diese erhältst du gemeinsam mit unserem Angebot ausgehändigt.

Eine Übermittlung dieser Daten an außerhalb von LOYALTY PARTNER stehende Dritte findet nur statt, wenn und soweit du dieser Übermittlung gesondert zugestimmt hast.

3.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die oben beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext, insbesondere für Zwecke der Einstellung).

4. Assessment Center, Auswahltage, Coding Challenges und Case Interviews

4.1 Durchführung

Für einige Stellen führt LOYALTY PARTNER zusätzlich zum Bewerbungsverfahren gemäß Abschnitt 3 sogenannte Assessment Center, Auswahltage, Coding Challenges oder Case Interviews durch. Diese dienen dazu, dich besser kennenzulernen und zu beurteilen, wie gut du auf die offene Stelle passt. In diesem Zusammenhang verwenden wir deine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer), um dich für den vorgeschalteten Online-Test einzuladen. Im Rahmen der Durchführung des Assessment Centers bzw. der Auswahltage, Coding Challenges oder Case Interviews verwenden wir deine Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf) sowie Daten, die während des Assessment Centers, Auswahltags, Coding Challenges oder Case Interviews anfallen (z.B. Ergebnisse, Bewertungen), um deine Qualifikationen besser beurteilen zu können.

Im Falle der Teilnahme an Assessment Centern, Auswahltagen, Coding Challenges oder Case Interviews werden die daraus entstandenen Daten im Falle einer Absage zum Zweck der Rechtsverteidigung bis zu sechs Monate nach Versand der Absage gespeichert, im Falle eine Zusage Löschen wir die Daten innerhalb von 4 Wochen nach Abschluss des Bewerbungsprozesses.

4.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die oben beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext, insbesondere für Zwecke der Einstellung).

5. Bewerberpool

5.1 Deine Einwilligung

Wenn du deine Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool erteilt hast, werden deine personenbezogenen Daten, die du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt hast, über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus von LOYALTY PARTNER in einer gesonderten Datenbank gespeichert, dem so genannten Bewerberpool.

Des Weiteren bietet dir LOYALTY PARTNER die Möglichkeit, dich auch unabhängig von einer konkreten Stellenausschreibung initiativ zu bewerben oder deine Daten unabhängig von einer Bewerbung im Bewerberpool zu hinterlegen. Wenn du insoweit deine Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool erteilst, wirst du als sog. Prospect bei LOYALTY PARTNER geführt. In diesem Fall werden deine personenbezogenen Daten, die du im Rahmen der Initiativbewerbung bzw. der Anmeldung zum Bewerberpool mitgeteilt hast, von LOYALTY PARTNER ebenfalls im Bewerberpool gespeichert.

In den oben genannten Fällen können alle in Ziff. 1 genannten und gemeinsam als LOYALTY PARTNER bezeichneten Unternehmen diese Daten nutzen, um dich später zu kontaktieren und das Bewerbungsverfahren fortzusetzen bzw. ein neues Bewerbungsverfahren einzuleiten, falls du für eine andere Stelle bei einem der genannten Unternehmen in Betracht kommen solltest. Weiter erhältst du von LOYALTY PARTNER regelmäßig per E-Mail-Informationen zu anderen offenen Stellen, Nachrichten und Karriereveranstaltungen. LOYALTY PARTNER wird dich ggf. vor Ablauf der Speicherfrist um eine Verlängerung deiner Einwilligung bitten oder deine Daten fristgerecht löschen.

Eine Übermittlung dieser Daten an außerhalb von LOYALTY PARTNER stehende Dritte findet nur statt, wenn und soweit du dieser Übermittlung gesondert zugestimmt hast.

Für diese Zwecke verarbeitet LOYALTY PARTNER jeweils die in den vorstehenden Absätzen genannten Daten, die du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bzw. bei Anmeldung zum Bewerberpool mitgeteilt hast (z.B. in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen). Sofern sich darunter "besondere Kategorien personenbezogener Daten" im Sinne von Art. 9 DSGVO befinden (z.B. ein Foto, das deine ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über eine etwaige Schwerbehinderteneigenschaft oder dein Familienstand), bezieht sich deine Einwilligung auch auf diese Daten.

Diese Einwilligung kannst du jederzeit frei widerrufen. Den Widerruf kannst du in jeder Form gegenüber der LOYALTY PARTNER GmbH oder gegenüber jedem anderen der in Ziff. 1 genannten Verantwortlichen erklären, zum Beispiel telefonisch unter der Nummer 089/ 99741-879, per E-Mail an karriere@PAYBACK.GROUP oder schriftlich an LOYALTY PARTNER GmbH, Theresienhöhe 12, 80339 München. Solltest du ein optionales Konto eingerichtet haben, kannst du den Widerruf auf der Karrierewebsite unter “Mein Profil” erklären. Hast du deine Einwilligung nicht erklärt oder widerrufst du diese, findet eine Datenspeicherung und -nutzung gemäß diesem Abschnitt nicht statt. Selbstverständlich hat dies keinerlei Auswirkungen auf das aktuelle Bewerbungsverfahren, in dessen Rahmen du uns ggf. gemäß Abschnitt 3 deine Daten übermittelt hast. Ein Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgten Datenverarbeitung.

5.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die oben in Abschnitt 5.1 beschriebene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO und – soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden – Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

6. Speicherdauer

LOYALTY PARTNER speichert deine personenbezogenen Daten zum Zweck der Rechtsverteidigung bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Im Falle von Initiativbewerbungen werden deine Daten unverzüglich gelöscht, falls keine passende Stelle verfügbar oder absehbar ist.

Solltest du uns eine gesonderte Einwilligungserklärung zur Aufnahme in den Bewerberpool erteilt haben, werden deine personenbezogenen Daten von LOYALTY PARTNER für 24 Monate gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, du hast einer weiteren Speicherung darüber hinaus zugestimmt. Sollten sich aus deiner Teilnahme am Bewerberpool Bewerbungsverfahren entwickeln, speichern wir deine personenbezogenen Daten nach den Regeln für Bewerbungsverfahren.

Personenbezogene Daten in Log-Files (siehe Abschnitt 2.) speichert LOYALTY PARTNER höchstens für 30 Tage.

7. Quelle der Daten

Wir erheben die personenbezogenen Daten entweder direkt von der betroffenen Person oder erhalten diese von uns eingeschalteten Personalberatungen oder Personalberatungen auf Seiten der Bewerber:innen.

Hinzukommen die von unseren mit der Durchführung der Bewerbung intern beauftragten Kolleg:innen vorgenommenen Einschätzungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, wie etwa die Ergebnisse aus einem Assessment Center.

8. Datenverarbeitung durch Dienstleister

LOYALTY PARTNER bedient sich bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verschiedener unterstützender Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter), z.B. bei der Bereitstellung des Online-Bewerbungstools unter https://jobs.PAYBACK.GROUP. Soweit erforderlich, verarbeiten diese Dienstleister dabei auch personenbezogene Daten. Die Dienstleister werden von LOYALTY PARTNER sorgfältig ausgewählt und überwacht.

Sofern du Mitglied des Netzwerkes LinkedIn bist und die entsprechende Funktion in LinkedIn freigeschaltet hast (vgl. Ziffer 3.1 dieser Datenschutzhinweise) verarbeitet die Firma LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, Daten auch in eigener Verantwortung. Näheres erfährst du in den Datenschutzhinweisen von LinkedIn.

9. Ort der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns findet ausschließlich in der Europäischen Union statt. Die Daten werden durch uns nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt.

10. Deine Rechte

Auf Anfrage teilt dir LOYALTY PARTNER mit, ob und welche Daten über dich gespeichert sind. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, hast du ein Recht auf Berichtigung, Sperrung, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten. Du hast weiter das Recht, die dich betreffenden Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten; du kannst diese Daten auch an andere Stellen übermitteln oder von uns übermitteln lassen. Außerdem steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu, z.B. bei dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 1349, 91504 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Soweit LOYALTY PARTNER deine Daten auf der Rechtsgrundlage berechtigter Interessen verarbeitet, steht dir bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Widerspruchsrecht zu. Wir verarbeiten nach einer Ausübung dieses Rechts die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Deine Rechte auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung deiner personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit kannst du gegenüber jedem der in Ziff. 1 genannten Verantwortlichen geltend machen (vgl. Art. 26 Abs. 3 DSGVO), zum Beispiel telefonisch unter der Nummer 089/ 99741-879, per E-Mail an karriere@PAYBACK.GROUP oder schriftlich an LOYALTY PARTNER GmbH, Theresienhöhe 12, 80339 München.

11. Notwendigkeit der Datenverarbeitung

Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und damit für die mögliche Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit LOYALTY PARTNER erforderlich. Du bist zwar nicht verpflichtet, LOYALTY PARTNER deine Daten zur Verfügung zu stellen, solltest du hierzu jedoch nicht bereit sein, kann das Bewerbungsverfahren nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden. In diesem Fall kann es nicht zu einem Arbeitsverhältnis zwischen dir und LOYALTY PARTNER kommen.

Dies gilt selbstverständlich nicht für die Aufnahme deiner Daten in den Bewerberpool, die ausschließlich auf Grundlage deiner freiwilligen Einwilligung erfolgt (siehe Abschnitt 5).

LOYALTY PARTNER führt keine statistische Auswertung der Daten oder sonstige Beobachtung des Verhaltens von Bewerber:innen (Profiling) durch; insbesondere findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO statt.

12. Datenschutzbeauftragte und Kontakt

Fragen zum Datenschutz bei LOYALTY PARTNER kannst du an unsere Datenschutzbeauftragten senden: LOYALTY PARTNER Datenschutzbeauftragte, Theresienhöhe 12, 80339 München. Fragen und Hinweise kannst du auch per E-Mail an datenschutz@payback.de schicken.

Stand 08/2023

Einwilligungserklärung zur Aufnahme in den Bewerberpool

Ich willige ein, dass die LOYALTY PARTNER GmbH meine personenbezogenen Daten, die ich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt habe, über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus in einer gesonderten Datenbank speichert, dem so genannten Bewerberpool. Dies gilt gleichermaßen für Bewerbungen auf eine konkrete offene Stelle wie auch für Initiativbewerbungen. Ich bin insbesondere einverstanden, dass die LOYALTY PARTNER GmbH und ihre unten genannten verbundenen Unternehmen diese Daten nutzen, um mich später zu kontaktieren, falls ich neben meiner ursprünglichen Bewerbung für eine andere Stelle bei einem der genannten Unternehmen in Betracht kommen sollte. Falls ich mich unabhängig von einer Bewerbung im Bewerberpool anmelde, willige ich ein, dass meine personenbezogenen Daten genutzt werden, um mich bei zukünftigen Stellenvergaben zu berücksichtigen und mich zu diesem Zweck zu kontaktieren. Ich erhalte außerdem von der LOYALTY PARTNER GmbH und ihren verbundenen Unternehmen per E-Mail regelmäßig Informationen zu offenen Stellen, Nachrichten und Karriereveranstaltungen.

Ich bin einverstanden, dass mich die LOYALTY PARTNER GmbH gegebenenfalls vor Ablauf der unten genannten Speicherfrist kontaktiert und um eine Verlängerung dieser Einwilligung bittet.

Bei den mit der LOYALTY PARTNER GmbH verbundenen Unternehmen handelt es sich um die PAYBACK GmbH, die PAYBACK Austria GmbH und die LOYALTY PARTNER Solutions GmbH.

Nach Abgabe dieser Einwilligungserklärung werden meine Daten im Bewerberpool für eine Dauer von 24 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht, es sei denn, ich stimme einer weiteren Speicherung meiner Daten darüber hinaus zu. Sollte ich mich zu diesem Zeitpunkt noch in einem Bewerbungsverfahren befinden, werden diese Daten nach den Regeln für Bewerbungsverfahren gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte, mit Ausnahme der vorstehend genannten zugriffsberechtigten verbundenen Unternehmen der LOYALTY PARTNER GmbH, findet nicht statt.

Zu den gespeicherten Daten können alle Informationen gehören, die ich im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder bei meiner Anmeldung zum Bewerberpool mitgeteilt habe (z.B. in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen). Sofern sich darunter "besondere Kategorien personenbezogener Daten" im Sinne von Art. 9 DSGVO befinden (z.B. ein Foto, das meine ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über eine etwaige Schwerbehinderteneigenschaft oder mein Familienstand), bezieht sich meine Einwilligung auch auf diese Daten.

Diese Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf meine Chancen im ursprünglichen Bewerbungsverfahren, sofern ich mich bei Anmeldung zum Bewerberpool in einem solchen befinde. Ich kann sie ohne Angabe von Gründen verweigern und jederzeit frei widerrufen, ohne dass ich deswegen Nachteile zu befürchten hätte. Sollte ich ein optionales Konto eingerichtet haben, kann ich den Widerruf auf der Karrierewebsite unter “Mein Profil” erklären. Darüber hinaus kann ich den Widerruf in jeder Form gegenüber der LOYALTY PARTNER GmbH erklären, zum Beispiel telefonisch unter der Nummer 089/ 99741-879, per E-Mail an karriere@PAYBACK.GROUP, oder schriftlich an LOYALTY PARTNER GmbH, Theresienhöhe 12, 80339 München. Wenn ich keine Einwilligung erteile oder meine Einwilligung widerrufe, werden meine Daten gelöscht, wenn sie für das Bewerbungsverfahren nicht mehr benötigt werden. Habe ich meine Daten unabhängig von einem Bewerbungsverfahren im Bewerberpool eingegeben, werden sie im Falle der Verweigerung oder des Widerrufs der Einwilligung unverzüglich gelöscht.

Stand 08/2023